Фак­то­ра, сдер­жи­ва­ю­ще­го ком­па­нии от пе­ре­хо­да на элек­трон­ные до­ку­мен­ты, боль­ше не бу­дет. По­яв­ле­ние ле­ги­тим­ных элек­трон­ных сче­тов-фак­тур име­ет огром­ное зна­че­ние не толь­ко для раз­ви­тия элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та (ЭДО) в Рос­сии, но и для ка­че­ствен­но­го раз­ви­тия все­го биз­не­са, в част­но­сти (и в боль­шей сте­пе­ни) – сфе­ры роз­нич­ной тор­гов­ли.

Хо­ро­шо из­вест­но, что лю­бые по­став­ки со­про­вож­да­ют­ся зна­чи­тель­ным ко­ли­че­ством до­ку­мен­тов: это то­вар­ные и транс­порт­ные на­клад­ные, сче­та-фак­ту­ры, ак­ты. В слу­чае с про­дук­то­вым ри­тей­лом, осо­бен­но ес­ли про­дук­ты – ско­ро­порт, тор­гов­ля со­про­вож­да­ет­ся мно­го­чис­лен­ны­ми ис­прав­ле­ни­я­ми, со­став­ле­ни­ем до­пол­ни­тель­ных до­ку­мен­тов и т.п. Ес­ли же ри­тей­лер – круп­ная тор­го­вая сеть с мно­же­ством по­став­щи­ков, то де­сят­ки до­ку­мен­тов еже­ме­сяч­но пре­вра­ща­ют­ся в ты­ся­чи.

Ши­ро­кая сеть по­став­щи­ков и раз­ме­ры на­шей стра­ны при­во­дят к то­му, что до­став­ка до­ку­мен­тов от­ни­ма­ет мно­го сил и сред­ств, до­ку­мен­ты за­ча­стую те­ря­ют­ся, при­хо­дят с опоз­да­ни­ем. От­сут­ствие или не­пра­виль­ное оформ­ле­ние до­ку­мен­тов не­ред­ко ве­дет к до­на­чис­ле­ни­ям НДС, что от­ри­ца­тель­но ска­зы­ва­ет­ся на при­бы­ли ком­па­нии. По­это­му элек­трон­ный до­ку­мен­то­обо­рот – это есте­ствен­ный шаг ри­тей­ле­ра для оп­ти­ми­за­ции сво­ей ра­бо­ты и по­вы­ше­ния рен­та­бель­но­сти.

Элек­трон­ные до­ку­мен­ты сво­дят на нет та­кие не­удоб­ства ве­де­ния тор­го­во­го до­ку­мен­то­обо­ро­та, как да­ле­кие рас­сто­я­ния, слож­но­сти об­ра­бот­ки, руч­ной ввод дан­ных, хра­не­ние до­ку­мен­тов на ар­хив­ных пло­ща­дях. Элек­трон­ные до­ку­мен­ты по­вы­ша­ют опе­ра­тив­ность и про­зрач­ность вза­и­мо­дей­ствия. А при со­от­вет­ству­ю­щем со­гла­ше­нии меж­ду сто­ро­на­ми под­пи­сан­ные элек­трон­ной циф­ро­вой под­пи­сью (ЭЦП) до­ку­мен­ты ста­но­вят­ся юри­ди­че­ски зна­чи­мы­ми.

Об­лег­чить жизнь на язы­кеEDI

Ча­стич­но про­бле­мы бу­маж­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та в не­ко­то­рых тор­го­вых ком­па­ни­ях ре­ша­ют­ся по­сред­ством внед­ре­ния EDI (Electronic Data Interchange). EDI — это се­рия стан­дар­тов по об­ме­ну струк­ту­ри­ро­ван­ны­ми дан­ны­ми, спо­соб пе­ре­да­чи де­ло­вой ин­фор­ма­ции по Ин­тер­не­ту (про­то­ко­лы AS2, SOAP или ка­на­лы VAN) по­сред­ством за­ко­ди­ро­ван­ных и стан­дар­ти­зо­ван­ных фраз (со­об­ще­ний). Стан­дар­ты EDI, та­кие как EANCON 97, EANCOM 2002 и GS1 XML, раз­ра­бо­та­ны спе­ци­аль­но под нуж­ды тор­гов­ли: на них фор­ми­ру­ют­ся и пе­ре­да­ют­ся прак­ти­че­ски все до­ку­мен­ты, ис­поль­зу­е­мые ком­па­ни­я­ми: за­ка­зы на по­став­ку, ак­ты о раз­но­гла­сии, то­вар­ные на­клад­ные, сче­та-фак­ту­ры и т.д.

В Ев­ро­пе EDI ак­тив­но ис­поль­зу­ет­ся уже с на­ча­ла 80-х гг., а в на­ча­ле 90-х гг. стан­дар­ты UN/EDIFACT («­элек­трон­ный об­мен дан­ны­ми в управ­ле­нии, тор­гов­ле и на транс­пор­те») бы­ли пе­ре­ве­де­ны на рус­ский язык. По­сле это­го на­ча­лась ра­бо­та по адап­та­ции этих стан­дар­тов под рос­сий­скую дей­стви­тель­но­сть, и сей­час внед­ре­ни­ем EDI в Рос­сии за­ни­ма­ют­ся две ор­га­ни­за­ции: ECR-Rus и «ААИ »ЮНИСКАН / ГС1 РУС".

Что­бы об­ме­ни­вать­ся EDI-со­об­ще­ни­я­ми, ком­па­ни­ям до­ста­точ­но под­клю­чить­ся к об­щей плат­фор­ме (по­сред­ством EDI-про­вай­де­ра): та­кой спо­соб под­клю­че­ния из­бав­ля­ет от про­блем ин­те­гра­ции учет­ной си­сте­мы с учет­ны­ми си­сте­ма­ми контр­аген­тов и по­гру­же­ни­ем в их внут­рен­ние до­ку­мен­то­обо­ро­ты. Сей­час в Рос­сии по­ряд­ка 10-ти сер­ти­фи­ци­ро­ван­ных (т.е. пред­ла­га­ю­щих вы­со­кий и кон­тро­ли­ру­е­мый уро­вень об­слу­жи­ва­ния и ка­че­ства свя­зи) EDI-про­вай­де­ров. Мно­гие из них пред­ла­га­ют как ин­те­гра­цию с учет­ной си­сте­мой поль­зо­ва­те­ля, так и бо­лее про­стые веб-ре­ше­ния.

«По­ли­стай­те наш ка­та­лог»

Еще один ме­тод оп­ти­ми­за­ции ра­бо­ты в тор­го­вой сфе­ре – это так на­зы­ва­е­мые ка­та­ло­ги GDSN (Global Data Synchronisation Network). Сей­час по боль­шей ча­сти об­мен ком­мер­че­ской ин­фор­ма­ци­ей меж­ду контр­аген­та­ми про­ис­хо­дит в фор­ма­тах Excel-фай­лов или в ви­де бу­маж­ных ка­та­ло­гов. Для ха­рак­те­ри­сти­ки то­ва­ра каж­дый по­став­щик ис­поль­зу­ет соб­ствен­ные (и­но­гда из­бы­точ­ные) на­бо­ры ат­ри­бу­тов, еди­ни­цы из­ме­ре­ния, спо­со­бы пред­став­ле­ния и т.д. Есте­ствен­но, об­ра­ба­ты­вать та­кую ин­фор­ма­цию чрез­вы­чай­но слож­но, не­удоб­но и энер­го­за­трат­но. Сер­ти­фи­ци­ро­ван­ные ка­та­ло­ги GDSN – это элек­трон­ные ка­та­ло­ги стан­дар­ти­зо­ван­ных дан­ных о пред­ме­тах тор­гов­ли. Од­ни из них вы­сту­па­ют в ро­ли ис­точ­ни­ков, дру­гие – в ро­ли по­лу­ча­те­лей ма­стер-дан­ных о то­ва­рах. Каж­дый то­вар в та­ком ка­та­ло­ге опи­сы­ва­ет­ся по еди­ной схе­ме и на­бо­ру ат­ри­бу­тов. Бо­лее то­го, опи­са­ние про­ис­хо­дит на не­сколь­ких уров­нях: ми­ни­маль­ной по­тре­би­тель­ской упа­ков­ки, а так­же на груп­по­вом, склад­ском и ло­ги­сти­че­ском. Ка­та­ло­ги син­хро­ни­зи­ру­ют­ся меж­ду со­бой по­сред­ством гло­баль­но­го ре­ги­стра. В ито­ге, по­став­щи­ки по­лу­ча­ют воз­мож­ность пуб­ли­ко­вать и об­нов­лять ком­мер­че­скую ин­фор­ма­цию о сво­их то­ва­рах в гло­баль­ной се­ти, а по­ку­па­те­ли — опе­ра­тив­но по­лу­чать ак­ту­аль­ные све­де­ния об ас­сор­ти­мен­те по­став­щи­ков. В ка­че­стве ка­та­ло­га мо­гут вы­сту­пать как спе­ци­а­ли­зи­ро­ван­ные про­вай­де­ры, так и на­ци­о­наль­ная ор­га­ни­за­ция GS1. В на­сто­я­щий мо­мент по все­му ми­ру по­ряд­ка 30 сер­ти­фи­ци­ро­ван­ных ка­та­ло­гов GDSN, из них 7 пред­став­ле­ны рос­сий­ски­ми опе­ра­то­ра­ми.

Юри­ди­че­ски зна­чи­мый ЭДО

EDI — это язык для элек­трон­но­го вза­и­мо­дей­ствия, поз­во­ля­ю­щий об­ме­ни­вать­ся прак­ти­че­ски все­ми не­об­хо­ди­мы­ми в тор­го­вых от­но­ше­ни­ях до­ку­мен­та­ми. Он ги­бок, прост и уни­вер­са­лен. Од­на­ко та­кой язык не за­то­чен под то, что­бы пе­ре­да­вать че­рез не­го юри­ди­че­ски зна­чи­мые до­ку­мен­ты, ко­то­рые, на­пом­ним, та­ко­вы­ми ста­но­вят­ся толь­ко по­сле под­пи­са­ния их ЭЦП при опре­де­лен­ном со­гла­ше­нии сто­рон. По­это­му элек­трон­ный юри­ди­че­ски зна­чи­мый до­ку­мен­то­обо­рот – это от­дель­ная ни­ша на рын­ке про­грамм­но­го обес­пе­че­ния биз­не­са. Сей­час та­кие ре­ше­ния раз­ра­ба­ты­ва­ют­ся ком­па­ни­я­ми, по­лу­чив­ши­ми на­зва­ние «о­пе­ра­то­ров элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та».

Об­ме­ни­вать­ся юри­ди­че­ски зна­чи­мы­ми элек­трон­ны­ми до­ку­мен­та­ми (за ис­клю­че­ни­ем сче­та-фак­ту­ры, ори­ги­на­лом ко­то­ро­го при­зна­ва­лась ис­клю­чи­тель­но бу­маж­ная фор­ма) ста­ло мож­но с 2002 го­да, с Фе­де­раль­но­го за­ко­на РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об элек­трон­ной циф­ро­вой под­пи­си». Од­на­ко в усло­ви­ях не­воз­мож­но­сти пе­ре­ве­сти счет-фак­ту­ру в элек­трон­ный вид, а так­же пред­ста­вить элек­трон­ные до­ку­мен­ты в на­ло­го­вую служ­бу, элек­трон­ный до­ку­мен­то­обо­рот за эти де­сять лет прак­ти­че­ски не раз­ви­вал­ся. Сей­час же, по­сле утвер­жде­ния по­ряд­ка пред­став­ле­ния, а так­же фор­ма­тов элек­трон­но­го сче­та-фак­ту­ры, т.е. под­го­тов­ки всей нор­ма­тив­ной ба­зы для об­ме­на эти­ми до­ку­мен­та­ми, ин­те­рес к юри­ди­че­ски зна­чи­мо­му элек­трон­но­му до­ку­мен­то­обо­ро­ту рез­ко воз­рос.

За­ме­сти­тель ру­ко­во­ди­те­ля ФНС Рос­сии Да­ни­ил Его­ров счи­та­ет, что вы­го­ды от пе­ре­хо­да на элек­трон­ный до­ку­мен­то­обо­рот для биз­не­са бу­дут бо­лее чем зна­чи­тель­ные: «Пе­ре­ход на «циф­ру» в сред­не­сроч­ной пер­спек­ти­ве – это при­мер­но 6-лет­ний пе­ри­од – поз­во­лит сэко­но­мить по­ряд­ка 240 млрд. ев­ро».

Элек­трон­ный до­ку­мен­то­обо­рот: три сто­ро­ны од­ной ме­да­ли

Вы­став­ле­ние юри­ди­че­ски зна­чи­мых элек­трон­ных сче­тов-фак­тур воз­мож­но толь­ко че­рез опе­ра­то­ров элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та. По­это­му ком­па­ни­ям, ре­шив­шим пе­ре­ве­сти в элек­трон­ный до­ку­мен­то­обо­рот не толь­ко тор­го­вые, но и бух­гал­тер­ские и на­ло­го­вые до­ку­мен­ты, при­дет­ся поль­зо­вать­ся услу­га­ми как EDI-про­вай­де­ров, так и опе­ра­то­ра элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та.

«Д­ля мак­си­маль­ной оп­ти­ми­за­ции ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми я бы по­со­ве­то­вал ри­тей­ле­ру и его по­став­щи­кам за­ду­мать­ся о пол­ной ин­те­гра­ции всех трех сер­ви­сов: EDI-про­вай­де­ра, опе­ра­то­ра элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та и ка­та­ло­га ма­стер-дан­ных – меж­ду со­бой и внут­рен­ней учет­ной си­сте­мой. Со­гла­си­тесь, это очень удоб­но: в сво­ей си­сте­ме фор­ми­ро­вать за­каз, ос­но­вы­ва­ясь на ав­то­ма­ти­че­ски под­гру­жа­е­мых в си­сте­му дан­ных GDSN-ка­та­ло­га, про­во­дить не­об­хо­ди­мые до­ку­мен­ты, фор­ми­ро­вать и от­прав­лять тор­го­вые до­ку­мен­ты, по­том на их ос­но­ве – сра­зу же со­здать юри­ди­че­ски зна­чи­мые то­вар­ные на­клад­ные и сче­та-фак­ту­ры и в ту же ми­ну­ту от­пра­вить их по­став­щи­ку и по­лу­чить от не­го под­твер­жде­ние о до­став­ке или за­прос на уточ­не­ние. Для под­держ­ки та­кой глу­бо­кой ин­те­гра­ции луч­ше все­го поль­зо­вать­ся услу­га­ми опе­ра­то­ра, ко­то­рый предо­став­ля­ет сра­зу же три сер­ви­са, т.е. яв­ля­ет­ся и EDI-про­вай­де­ром, и опе­ра­то­ром ЭДО, и GDSN-ка­та­ло­гом. В та­ком слу­чае с ин­те­гра­ци­ей не воз­ник­нет ни­ка­ких про­блем, а лю­бые вне­штат­ные си­ту­а­ции бу­дут ре­шать­ся быст­ро и без бю­ро­кра­ти­че­ских про­во­ло­чек», – ком­мен­ти­ру­ет Ан­тон Си­зов, ру­ко­во­ди­тель про­ек­та Ди­а­док (об­мен элек­трон­ны­ми пер­вич­ны­ми до­ку­мен­та­ми) ком­па­нии СКБ Кон­тур.